Un poder se otorga para conceder a otra persona la facultad de realizar cierto negocio jurídico. Mediante el poder, se autoriza a quien actuará a su nombre en los actos delegados. Los actos y negocios realizados por la persona autorizada, denominada apoderada o representante, tendrán validez como si los hubiese realizado el poderdante.

La persona que otorga el poder se conoce como poderdante. Éste es quien interesa que otra persona actúe en su representación. El poderdante debe tener capacidad para otorgar el poder, pero conserva la capacidad para realizar por sí mismo los actos delegados y de nombrar a otro apoderado o sustituto.

Puede nombrarse a cualquier persona siempre y cuando tenga capacidad de obrar. No existe ninguna otra restricción para aceptar ser apoderado del poderdante. Incluso el poderdante puede nombrar a más de una persona como su apoderado para que trabajen en conjunto o indistintamente. Aunque no es un requisito, lo ideal es que la persona a escoger como apoderada debe contar con la confianza del poderdante, ya que actuará en su representación. El apoderado también puede nombrar un sustituto siempre que el poderdante no lo prohíba.

El apoderado tiene la responsabilidad de cumplir con el asunto o negocio que le fue encomendado mediante el poder. Cuando el apoderado incumple con la responsabilidad que le fue conferida, se extralimita de sus funciones o causa algún daño en el desempeño de sus funciones que afecten el negocio jurídico delegado, incurre en negligencia y responde al poderdante. De igual forma, un sustituto nombrado por el poderdante que incurre en negligencia responde directamente al poderdante. Si el sustituto fue nombrado por el apoderado, es el apoderado quien responde por la negligencia incurrida.

El poder se extingue por varias causas incluyendo la revocación del poder por parte del poderdante o la renuncia del apoderado. Otras causas de extinción son la incapacidad, declaración de insolvencia o muerte del poderdante o del apoderado. Además, el apoderado puede revocar el poder al nombrar otro apoderado para las mismas responsabilidades y esta designación sea incompatible.

Existen también los poderes irrevocables. Estos poderes deben realizarse para un asunto especial y delimitar expresamente el tiempo que tendrá validez. A pesar de considerarse un poder irrevocable, podría revocarse si media justa causa. Esta es la diferencia con los demás poderes, que al revocarse no requieren justa causa. De no existir justa causa, el poderdante responde por los daños causados al apoderado.

Los poderes se otorgan por muchas razones, ya sea para autorizar a otra persona a administrar un negocio o bienes, tomar decisiones o realizar transacciones, entre otros. Los poderes pueden realizarse de manera general o específicos. Los otorgados de manera general son los que autorizan al apodado a realizar actos de administración. Esto significa que el poder no detalla expresamente un negocio específico a realizar por el apoderado, sino que le delega la facultad de realizar esa acción. Por su parte, los poderes específicos se otorgan para realizar actos expresamente detallados en el poder. Algunos ejemplos de poderes específicos más comunes son venta u otorgamiento de hipoteca sobre bienes.

Los poderes requieren realizarse mediante instrumento público cuando el acto que se pretende realizar se extienda a su vez a instrumento público. Luego de elevados a instrumentos públicos, los poderes deben ser notificados dentro de los próximos tres días laborables a la Oficina de Inspección de Notarías. Los poderes que requieren ser realizados mediante instrumento público son:

• Administración de bienes muebles o inmuebles
• Comparecencia ante el Tribunal
• Poderes que afectan derecho de algún tercero

Se pueden realizar poderes tanto en Estados Unidos como en países extranjeros. Sin embargo, para que surtan efecto en Puerto Rico, es necesario que se protocolicen ante un notario en Puerto Rico. Protocolizar un documento, significa que el notario lo incluirá en su protocolo y certificará su autenticidad mediante la otorgación de un Acta de Protocolización.

Para un notario poder protocolizar un documento privado o público, debe cerciorarse de que el documento fue otorgado ante la autoridad competente del estado o país extranjero. Este proceso se llama legalización. Existe diferencia cuando se trata de legalizar un documento otorgado en algún estado de Estados Unidos o de un país extranjero:

• Para la legalización de documentos otorgados en Estados Unidos, el notario deberá buscar una certificación emitida por un funcionario con autoridad que indique que el notario otorgante del poder estaba autorizado por el estado para otorgar el mismo. También podrá constatar que el notario estaba autorizado por el estado a través de cualquier documento auténtico que proceda de un medio fiable.
• La legalización de un documento otorgado en un país extranjero perteneciente al Tratado de la HAYA, se realiza mediante una apostilla.
• La legalización de un documento otorgado en país extranjero que no pertenece al Tratado de la HAYA, deberá realizarse mediante el consulado correspondiente a Estados Unidos.
• Serán legalizados por un funcionario designado por Estados Unidos, los documentos otorgados en países que no tienen relaciones diplomáticas con Estados Unidos.

Luego de legalizado el documento, el notario procede con su protocolización y notificación dentro de los próximos tres días laborables a la Oficina de Inspección de Notarías. Una vez realizadas estas acciones, el documento tendrá la misma validez que si se hubiese otorgado en Puerto Rico.